שיתוף קבצים עם לקוחות ואיך לפנות מקום בג'ימייל - המדריך למעצב

מכירים את זה שהג'ימייל שלכם מקפיץ את ההודעה המעצבנת הזאת שאומרת שהמקום שלכם כמעט נגמר?

חלק מהעבודה שלנו כמעצבים היא לשלוח ולקבל קבצים. חלקם גם כבדים. אין איך להימנע מזה.
לעומת זאת ניתן לנקוט בצעדים שיפחיתו את כמות השימוש שלנו בנפח של הג'ימייל (בהנחה שכמות נכבדת של מעצבים עובדים עם ג'ימייל) ועדיין יאפשרו לנו לשתף קבצים עם הלקוחות שלנו.

אז איך אפשר לשתף קבצים בקלות?

דרופבוקס (Dropbox)

dropbox

דרופבוקס זו אחלה דרך לשתף קבצים ולעבוד עם לקוחות. למי שאין עדיין דרופבוקס- מומלץ להתקין!
מדובר בתקיה שנמצאת על המחשב שלכם ובה ניתן לפתוח תקיות נוספות על מנת לשתף עם הלקוחות שלכם או סתם תקיות גיבוי.
אתם יכולים לשתף תקיות בדרופבוקס עם מי שאתם רוצים באמצעות שליחת הזמנות שיתוף באימייל.
כל קובץ שאתם שמים בתקיה במחשב שלכם יופיע גם בתקית דרופבוקס המשותפת במחשב של הלקוח.

http://youtu.be/OFb0NaeRmdg

דרופבוקס מגיע עם 2 ג'יגהבייט חינם ואפשרות להגיע עד 10 ג'יגה בחינם על ידי חברים שנרשמים דרכך.
אייל שחר כתב על זה פוסט מעולה בבלוג שלו. אני ממליץ בחום לקרוא!
אני ביצעתי את השיטה שהוא דיבר עליה וזה עבד לי מצויין.
* למי שקורא את המאמר של אייל, אני אשמח להוסיף טיפ קטן: לפני שאתם מפרסמים כנסו לגוגל טרנדס ובדקו איפה המושג חיפוש של דרופבוקס הכי פופולארי. אני מצאתי שהוא פופולארי בטאיוון ופורטוגל ופרסמתי שם. הגעתי ל10 ג'יגה תוך פחות מ24 שעות, ביחס המרה גבוה במיוחד ובמחיר מצחיק של 19-24 אג' לקליק.

להלן קישור ישיר לדרופבוקס למי שמעוניין.

[sep]

שוגרסינק (SugarSync)

sugarsync

שוגרסינק זו המתחרה של דרופבוקס. עוד אין לה את השם שיש לדרופבוקס אבל היא אכן צוברת תאוצה ברמה מטורפת.
הדבר הטוב בשוגרסינק זה שהיא גם עובדת כמו דרופבוקס עם תקיות – רק שאיתה אפשר לשתף כל תקיה במחשב ולא חייבים לעשות עותק לתקיית דרופבוקס.

http://www.youtube.com/watch?v=lwryrd9wWUI

שוגרסינק גם מגיעה עם 5 ג'יגה חינם ונותנת 500 מגהבייט על כל referral  שנרשם ומוריד את התוכנה. בנוסף היא לא מוגבלת ל10 ג'יגה חינם במקסימום.

להלן קישור ישיר לשוגרסינק למי שמעוניין.
* גילוי נאות: הקישור פה לשוגרסינק הוא referral  שלי. אבל מן הסתם לא הייתי ממליץ על השירות הזה אם לא הייתי בעצמי משתמש ומבסוט ממנו.

[sep]

אתרי שיתוף קבצים:

mediafire
mediafire

אני משתמש לרוב ב-mediafire, אבל יש עוד המון טובים כמו yousendit, wetransfer, transferbigfiles, dropsend ועוד…
היתרון בשימוש באלו הוא שהקצב העלאה שלהם יותר טוב בהרבה מקרים מהקצב העלאה בג'ימייל ושבמקום לשלוח קובץ כבד ללקוח (שזה גם כבד על האימייל שלו) אתם שולחים לינק פשוט.
היתרונות שמצאתי ב-mediafire הם גם בממשק הנוח ב-HTML5 והחווית משתמש החלקה שלהם, וגם שניתן להירשם לאתר עם שם משתמש וססמה ואז הקבצים שלכם נשמרים שם שתוכלו למשוך את הלינק שוב אם לקוח מבקש לשלוח מחדש או משהו.

[sep]

ג'ימייל oh ג'ימייל

gmail

למרות כל זאת אני עדיין מקבל מג'ימייל את ההודעה המרגיזה הזאת מדי פעם שאני קרוב ל-100% מהנפח שלי שם.
כנראה זה בגלל שמראש לא עבדתי בשיטות של דרופבוקס, שוגרסינק או אתרי שיתוף קבצים. מצד שני עד לפני שנתיים בערך מי שמע עליהם בכלל? (אני אישית שמעתי על שוגרסינק רק בחודשים האחרונים).

אז נשאלת השאלה – איך מפנים מקום בג'ימייל?

דבר ראשון – לגבות!

איך לגבות את הג'ימייל?

למי שיש PC – מורידים את gmail backup. תוכנה קלילה ויעילה.
למי שיש מק – אפשר לקרוא את המדריך המעולה הזה לגיבוי הג'ימייל באמצעות תוכנת המייל של אפל.

דבר שני- לפנות מקום.

איך לפנות מקום בג'ימייל?

1. הכי קל – לחפש שמות של אנשים נודניקים שאתם יודעים ששולחים זבל.
לכל אחד יש כאלו. פשוט פתחו את החיפוש המתקדם של ג'ימייל. בשדה השם כתבו את השם של הנודניק, ואז סמנו למטה בצ'קבוקס של has attachment.

החיפוש המתקדם בג'ימייל
החיפוש המתקדם בג'ימייל

רצוי גם לחפש "fw:fw:" או דברים כאלו.
אם אתם סטודנטים אז אגודות הסטודנטים והמכללות אוהבים לשלוח הרבה ג'אנק שתופס מקום אז אפשר למחוק את המיילים מהם גם כן.

2. חיפוש קבצים שאתם שלחתם:
חפשו קבצים שאתם שלחתם ללקוחות או לקולגות ממש מזמן באמצעות החיפוש המתקדם.
בשדה של from תכתבו "me", סמנו את הצ'קבוקס של "has attachment" ובתאריכים תבחרו within 1 year of… לדוגמה 2006…

3. חיפוש לפי סוג הקובץ:
זה אולי החיפוש הכי יעיל. ישנם כמה טכניקות.
בג'ימייל אין עוד אפשרות לחפש קבצים מצורפים לפי גודל (ואולי זה אינטרס שלהם שלא תהיה כזאת אפשרות).

בגלל שאנחנו מעצבים אז רצוי לחפש מהקל אל הכבר לפי סוגי קבצים.
בואו נתחיל עם חיפוש של PSD. נכתוב בשדה החיפוש את הדבר הבא:

[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:psd[/sourcecode]

חיפוש לפי סוג קבצים בג'ימייל

ואז אפשר להמשיך לחיפושים הבאים:

[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:zip[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:rar[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:pdf[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:ai[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:mov[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:ppt[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:wmv[/sourcecode]
[sourcecode language="plain" highlight="1"]filename:fla[/sourcecode]

ואפשר להמשיך עם כל סיומת אפשרית…

למי שמעוניין לקרוא על שיטות נוספות יכול לקרוא את המאמר הבא.

[sep]

ישנם המון דרכים לייעל ולפצל את אחסון הקבצים אשר אנו משתמשים בהם יום יום לגיבוי ושיתוף.
אם מישהו מכיר שירות טוב שלא נרשם פה או טכניקה מעולה אחרת – שתפו בתגובות!

Share

קצת על המחבר:

שגיא שרייבר מעצב UI & UX, מייסד של פיקסל פרפקט מגזין, וקו-מייסד של הסטרטאפ Tapdog למעקב אחר אתרים ותחרות ברשת. בוגר שנקר במגמה לעיצוב מדיה אינטראקטיבית. מתמחה בעיצוב אתרים מונחי conversion (המרה) וחווית משתמש, ובעל ידע נרחב ב-html, css ו- wordpress. ניתן למצוא את שגיא  בפורטפוליו שלובטוויטרבלינקד אין או מכדרר בדריבל.

תמצאו את שגיא שרייבר ב:

מאמרים שעשויים לעניין אותך

המדריך ל- UI HACKING

העדכון שכולנו חיכינו לו בדרך לפיגמה

השראה בשישי: בשר ללא בשר

המדריך ל- UI HACKING

העדכון שכולנו חיכינו לו בדרך לפיגמה

השראה בשישי: בשר ללא בשר

הצטרפו לניוזלטר שלנו!

הרשמו לניוזלטר של פיקסל פרפקט וקבלו למייל רשימת קריאה חשובה לתחום מדי שבוע

אשמח לשלוח לך פרטים!

אנא מלא/י את פרטי הקשר שלך כאן ואשלח לך אימייל עם כל הפרטים אודות ההכשרה
;